Speel je in een zaal met vaste stoelen, dan wil je dat bezoekers hun eigen plek hebben en dat nooit twee mensen dezelfde stoel krijgen. Dat regel je met een zaalplan. In dit artikel lees je hoe je een zaalplan maakt, waar je op let en hoe je bezoekers hun plek laat kiezen.
Wanneer heb je een zaalplan nodig?
Een zaalplan is handig zodra de plekken in je zaal niet gelijkwaardig zijn of vast staan. Denk aan een theatervoorstelling, een concert in een zaal, een uitvoering van je toneelvereniging of koor, of een kerkelijke uitvoering. Staan de stoelen niet vast, of mag iedereen zitten waar hij wil? Dan verkoop je tickets met vrije zit en heb je geen plattegrond nodig.
Een zaalplan lost drie vragen tegelijk op: welke plekken zijn er, wat kost elke plek en welke plekken zijn nog vrij. Bezoekers hoeven niet meer te bellen of te mailen om een stoel te reserveren, en jij hoeft geen lijst bij te houden.
Stap 1: bepaal je zones en prijzen
Begin niet met tekenen maar met indelen. Welke delen van de zaal hebben een andere prijs? Bijvoorbeeld Stalles en Balkon, of Rang 1, Rang 2 en Loge. In Kaartjie is zo'n zone gewoon een ticket type met een eigen naam en prijs. Je kiest zelf de namen. Hoe minder zones, hoe overzichtelijker het voor je bezoekers.
Stap 2: teken je zaal
Kies het aantal rijen en het aantal stoelen per rij. Voeg zo nodig een gangpad toe en schilder met een klik of sleepbeweging de stoelen in de juiste zone. Een paar dingen om op te letten:
- Slecht zicht: stoelen met een pilaar ervoor of beperkt zicht blokkeer je. Ze worden dan niet verkocht.
- Rij-aanduiding: rijen kun je met letters of met nummers aanduiden. Letters (rij A, B, C) zijn voor bezoekers vaak het duidelijkst.
- Podium: je kunt het podium in de plattegrond tonen, zodat bezoekers zien waar ze ten opzichte van het podium zitten.
- Rolstoelplekken: markeer stoelen als rolstoelplek. Wil je dat bij zo'n plek altijd een stoel voor een begeleider vrijblijft, dan zet je die optie aan en wordt de stoel ernaast automatisch meegereserveerd.
Staan er tafels in je zaal, bijvoorbeeld bij een diner of een feest? Dan kies je voor een tafelplan (lees tafelplan maken voor een diner of feest). Je plaatst ronde of lange tafels, stelt per tafel het aantal stoelen in en kiest of bezoekers losse plaatsen kopen of de tafel alleen als geheel.
Stap 3: hergebruik je indeling
Speel je vaker in dezelfde zaal, dan hoef je niet opnieuw te tekenen. Bij een nieuw evenement neem je de indeling van een eerder evenement van jezelf over. Je koppelt de zones aan de ticket types van het nieuwe evenement, past zo nodig iets aan en slaat op. Zo staat je tweede voorstelling in een paar minuten online.
Stap 4: zet de verkoop online
Maak je een evenement aan met genummerde stoelen, dan staat het eerst als concept klaar. Zodra je het zaalplan opslaat, gaat het online. Je verkoopt dus nooit per ongeluk tickets zonder stoel.
Hoe kiezen bezoekers hun plek?
Je bezoeker geeft aan met hoeveel mensen hij komt. Kaartjie stelt de beste vrije plaatsen voor, liefst naast elkaar en niet helemaal vooraan of achteraan. Bevalt een plek niet, dan klikt de bezoeker op een andere vrije stoel in het zaalplan. De bezoeker hoeft geen account aan te maken en betaalt met iDEAL.
Rij en stoelnummer staan op het e-ticket en in de bevestigingsmail. Bij de ingang toont de gratis scanner dezelfde plek, zodat je vrijwilligers bezoekers snel naar hun stoel kunnen wijzen.
Houd tijdens de verkoop zicht op de zaal
Bij de verkopen van je evenement staat een plattegrond van je zaalplan of tafelplan. Per plaats zie je of die vrij is, verkocht, in een lopende bestelling zit of op dat moment door een bezoeker wordt gekozen. Klik je op een verkochte plaats, dan zie je wie de koper is en bij welke bestelling het hoort. Zo weet je op elk moment hoe vol de zaal zit en kun je gericht promoten voor de plekken die nog vrij zijn, bijvoorbeeld met je eigen verkooppagina en ticketlink.
Wat kost het?
Je betaalt €0,80 per verkocht ticket, inclusief BTW en transactiekosten. Er is geen abonnement en geen opstartkosten. Alle tarieven staan op de tarievenpagina, en hoe online tickets verkopen in zijn geheel werkt lees je op de overzichtspagina.
Klaar om je zaal te tekenen?
Bekijk hoe het zaalplan werkt voor jouw voorstelling, of probeer het voorbeeld uit.
Ticketsysteem met zaalplan Maak een evenement aan